Miksi sopimus on niin tärkeä? Kun yhteistyö sujuu ja kaikki ovat siihen tyytyväisiä, on yhteistyön ehdoista sovittu todennäköisesti riittävällä tasolla. Heti kun yhteistyössä syntyy epäselvyyksiä, on sopimus todennäköisesti ainoa tarkka dokumentti, josta voi tarkistaa, mitä oikein sovittiin. Se on osapuolten yhteinen muisti.
Sovittavat asiat
Sopimuksessa tulee mainita vähintään seuraavat:
Sopimuksen osapuolet
Sopimuksen kohde ja tavoitteet: mitä sopimuksen halutaan kattavan? Mitä sen piiristä halutaan sulkea pois?
Osapuolten yhteistyön toimintatapa: miten työn edistymistä tai sen laatua seurataan ja millaisin aikavälein? Miten korjataan suuntaa, jos tulokset eivät olekaan toivottuja?
Kompensaatiomalli(t): miten ja millä perusteella työstä maksetaan korvaus? Maksetaanko työ yhdellä kertaa vai tietyissä erissä? Miten työn suorittamisesta mahdollisesti syntyvät kulut kuten materiaalit, matkat tai muut kustannukset katetaan?
Osapuolten vastuut ja velvollisuudet: mihin suoritteisiin kumpikin osapuoli sitoutuu? Kenelle mikäkin tehtävä kuuluu?
Sopimuksen päättäminen: miten ja millä ehdoilla sopimus voidaan irtisanoa?
Sitovuus
Sopimuksessa tulee määritellä ainakin seuraavat sitoumukset, jotka sopimuksen hyväksyminen saa aikaan:
Sopimuksen kesto: sopimus voi olla määräaikainen tai toistaiseksi voimassa oleva. Mikäli sopimus on määräaikainen, on hyvä määritellä mihin määräaikaisuus perustuu. Sopimus voi myös alkaa määräaikaisena, ja mikäli yhteistyö on sujunut hyvin, määräajan umpeutuessa voidaan sopia, että sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Sopimuksen kattama alue: mitä alueita tai kategorioita sopimus kattaa? Sopimus voi rajata esimerkiksi tehtävät, jotka välittäjälle kuuluvat, edustusoikeuden tietyissä tuotekategorioissa ja/tai tietyllä maantieteellisellä alueella.
Syyt sopimuksen purkamiselle kesken sopimuskauden:
Sopimuksen voi purkaa tietystä syystä välittömästi: esim. selkeä, todistettu sopimusrikkomus tai esimerkiksi liiketoimintaan välittömästi vaikuttava force majeur -syy voi olla tällainen syy.
Sopimuksen päättyminen muusta syystä: sopimuksesta on käytävä ilmi sopimuksen irtisanomisaika, sovellettavat korvauskäytännöt irtisanomisaikana ja mahdollisesti sen jälkeen, sekä mahdollinen karenssiaika sopimuksen päättymisen jälkeen. Esimerkiksi agentilla voi olla irtisanomisajan jälkeen 6 kuukautta oikeus saada tiettyjen asiakkaiden kaupoista myyntipalkkio, mutta vastaavasti tiettyjen uusien edustettavien kanssa yhteistyökielto saman ajan. Tällöin vältetään eturistiriitoja esimerkiksi kotimaisen toimialan puitteissa.
Onko sopimus eksklusiivinen vai ei: Eksklusiivisuus tarkoittaa, että välittäjällä on yksinoikeus siihen toimintaan ja sillä laajuudella, josta sopimuksessa sovitaan. Managerin sopimuksessa määriteltyjen työtehtävien, kuten esimerkiksi liiketoiminnan rutiinien hoitaminen, määrittely eksklusiivisella sopimuksella on luontevaa ja molempien osapuolten etu. Agentti on eksklusiivisen sopimuksen perusteella oikeutettu hoitamaan yksin myynnin sopimuksen määrittelemällä tavalla ja laajuudella. Tämä tarkoittaa, että myöskään tekijä itse ei saa myydä työtään, ellei erikseen olla muuta sovittu, ja joissakin tapauksissa tällaista sopimusta kannattaa harkita tarkkaan. Molempien osapuolten on syytä harkita eksklusiivisuuden hyötyjä ja haittoja omassa liiketoiminnassaan. Laaja eksklusiivinen sopimus luo vahvan riippuvuussuhteen välittäjän ja edustettavan välille, johon ryhtyminen on hyvä arvioida monelta kantilta.
Kaupan kohde
Asiakassopimuksissa kaupan kohteen määrittely ja hinnoittelu on keskeinen teema. Sopimuksessa tulee määritellä esimerkiksi seuraavia asioita riippuen sopimuksesta:
myytävät tuotteet/palvelut/toteutukset ja niiden määrä
projektin koko, kesto, aikataulu
yhteys- ja vastuuhenkilöt (sopimus ja projekti; asiakas, tekijä, mahdollisesti välittäjä)
hyväksymiskäytäntö
hinnat
vastuut ja velvollisuudet
reklamointi ja sopimuksen päättäminen
Välittäjä tarjoaa tekijän edustajana ratkaisua asiakkaan tarpeeseen tai toiveeseen. Tämä edellyttää sitä, että välittäjä tuntee sekä tekijän tarjonnan ja sen sovellusrajat hyvin, ymmärtää tekijän arvomaailmaa ja tähtää tekijän asettamiin tavoitteisiin liiketoiminnassa asiakaskontaktien kautta.
Välittäjä tietää, miten tekijä toimii, ja siten pystyy neuvottelemaan tämän puolesta. Välittäjä tarkistaa tekijältä toteutusmahdollisuuksia neuvottelun kuluessa, mikäli asiakas toivoo muutoksia ehdotettuun kaupan kohteeseen. Välittäjän ja tekijän tulee sopia yhteisesti, miten kaupan toteutuminen sovitusti ja lopputuotoksen laatu varmistetaan, jotta asiakkaalle toimitetaan sitä, mitä on myytykin.
Välittäjän täytyy tutustua asiakkaaseen riittävästi, jotta hän osaa tarjota oikean tyyppisiä ratkaisuja. Mitä enemmän toteutusta räätälöidään asiakaskohtaisesti, sen syvällisempi asiakastuntemus täytyy välittäjällä olla. Välittäjän täytyy osata välittää asiakkaan taustat ja toiveet tekijälle niin, että tämä ymmärtää myös asiakkaan tilanteen ja osaa toteuttaa tuotteensa asiakasta tyydyttävällä tavalla.
Comments